Conform Codului Muncii, modalitatea de aducere la cunoştinţă va fi prevăzută chiar de către angajator în cuprinsul Regulamentului Intern. În practică, Regulamentul Intern este adus la cunoştinţă salariaţilor prin email, prin afişarea la locul de muncă (sediu central, punct de lucru), prin postarea acestuia pe un folder cu acces pentru salariat sau prin încărcarea acestuia pe dispozitivul electronic pe care îl foloseşte salariatul în cazul activităţii de teren.
Lipsa întocmirii Regulamentului Intern de către angajator, cât şi lipsa dovezii aducerii la cunoştinţa salariaţilor, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă, care este aplicată de către inspectorii de muncă în temeiul Legii nr. 108/1999 ( republicata 2012) pentru înfiinţarea și organizarea Inspecției Muncii.
Codul Muncii prevede faptul că Regulamentul Intern îşi produce efectele faţă de angajaţi din momentul înştiinţării acestora, iar orice modificare ce intervine în conţinutul Regulamentului Intern se aduce la cunoştinţa angajatului.
Este recomandat ca modificările să fie efectuate prin decizia conducerii societăţii, în care să se indice textual cuprinsul acestora, întrucât comunicarea doar a unei decizii prin care se anunţă înlocuirea unui regulament cu altul, ar putea fi considerată insuficientă.
În situaţia unui litigiu, în care salariatul va invoca necunoaşterea modificărilor aduse la regulament, datorită necomunicării acestora de către angajator, instanţa de judecată va solicita angajatorului să facă această dovadă. Astfel, declaraţia de luare la cunoştinţă, individuală sau sub formă de tabel, cu semnăturile mai multor salariaţi, emailul de trimitere a deciziei de modificare a regulamentului şi un eventual reply la acesta, cu “am luat la cunoştinţă”, fotografii de la avizierul societăţii, unde este afişat regulamentul, printscreen al folderului cu acces pentru salariaţi, unde este publicat regulamentul, reprezintă modalităţi de a dovedi comunicarea regulamentului.
Pe parcursul cercetării disciplinare, întrebarea adresată salariatului cu privire la cunoaşterea Regulamentului Intern şi a obligaţiilor pentru a căror încălcare este cercetat, reprezintă o dovadă suplimentară a luării la cunoştinţă. În acest sens, se recomandă semnarea procesului verbal de cercetare disciplinară chiar la data ţinerii comisiei, întrucât salariatul ar putea refuza semnarea în cazul comunicării ulterioare. De asemenea, în cazul refuzului de a semna un proces verbal, se poate utiliza ca şi probă şi o declaraţie dată/un memoriu depus de salariat la data întrunirii comisiei, în
care sa descrie poziţia sa faţă de faptele cercetate şi cunoaşterea obligaţiilor prevăzute
în Regulamentul Intern.
În cazul în care se constată ilegalitatea dispoziţiilor cuprinse în Regulamentul Intern, atunci salariatul poate sesiza instanţele judecătoreşti, în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate de către salariat.
Din punct de vedere al legalităţii şi importanţei, regulamentul intern este necesar să cuprindă cel puţin următoarele categorii de dispoziţii:
a) reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii;
b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii;
c) drepturile şi obligaţiile angajatorului şi ale salariaţilor;
d) procedura de soluţionare a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor;
e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
f) abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile;
g) reguli referitoare la procedura disciplinară;
h) modalităţile de aplicare a altor dispoziţii legale sau contractuale specifice;
i) criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor.
Regulamentul Intern este o “armă” de care se poate folosi angajatorul atunci când constată încălcarea de către salariat a unor norme prevăzute în mod expres în Regulamentul Intern, ajutându-l în aplicarea de sancţiuni disciplinare salariatului, însă poate deveni un boomerang ce se va întoarce împotriva angajatorului dacă nu este redactat corespunzător.
Jurist Morgan Sol - Andreea Gănțoi
